落秋文学

学会科学合理地安排时间（第3页）

（三）定期检查计划表

拿破仑·希尔个人认为，要定期检查计划表。

早晨起床的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事情全都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就不会“忘记”这个计划当中还有事情没有完成。

福布斯二世的书桌上总是放着一张记录重要事件的卡片，他把它作为管理系统的中心：“每当我踌躇犹豫的时候，我就会看着这张表，思考这件事情值不值得我动摇。”

通常在福布斯二世的卡片上大约有20件事，包括电话、信件、传真，以及他口述的小段专栏文章。他曾告诉我：“如果你用一个较为固定的记事本来记录你想做的事，那事情将永远也无法解决。”

当然，他这样讲确实有些片面，不过这是管理其他事情时十分有用的技巧。

每当你分配工作给下属时，应要求他们把你所交代的事情记在工作计划表上。在随后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为推进报告的根据。只有这样，你才会放心而不至于遗漏工作中的某些环节。

在工商企业或社会中，“可靠”这一优质的品格是相当重要的。

当然，我们也必须承认，有少数人已经误导了别人，使得别人相信他们是粗心而且没有组织性的人，可以随便忘记他们并不想做的事。

经理喜欢指派工作，以便他们能专心去干别的工作或事情。

（四）限制计划表上的项目

计划表的范围要广泛，但也不能像大百科全书，否则你会觉得力不从心。

一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说：“我可以帮你提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少?”李说：“如果无效，则免费。如果有效，希望你支付我因此省下费用的1％即可。”

施瓦布同意：“这很公平，那怎么做?”李说：“我需要与每一位高级主管会面，面谈10分钟。”

李于是开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“请在下班离开办公室之前，写下6件你今天尚未做完、而在明天你却必须做完的6件事。”

主管们都同意这种观点，并把这一计划付诸实施。这样一来大家做事都十分专心，正是由于有了这张计划表，他们努力完成了表上的事情。

这样实施不久，公司的效益明显得到改善。几个月后，施瓦布开了张35000美元的支票给李。

玛丽·凯在听到这条经验以后，开始每天下班前写下6件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这样去做。

今天，玛丽·凯化妆品公司拥有20多万业务员，印制了100万份粉红色小便条本，每一张便条纸上都写着：“我明天必须做的6件重要事情。”

（五）在计划项目旁注日期和时间

拿破仑·希尔认为，时间日记并不总是灵丹妙药，只有真正下定决心完成计划表上的事，时间日记才能发挥作用。而要下定决心完成计划内的事，最好的办法莫过于限定完成计划表上每项工作的时间。

大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会的，而拿破仑·希尔则是利用它来规划会议和约会的。

重要的工作和访客、会议都是一样的，应全部记录下来。

（六）帮你的部属制作日程表

苏珊·泰勒是《菁华》杂志的主编，她就像大多数主管一样，也规划了自己的计划表；另外她也给她的部属制作了日程表。

在通常情况下，周末泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案，读文章、报刊、杂志，理清头绪。当她星期一回到工作岗位后，总会带着重要人员的日程表，上面写有指派给每个人的工作。应该优先须知的事会有红色的记号，应第一优先要做的事情则有两个记号。另外，完成工作所需的资料，例如名片或相关的信件等，都会附在日程表上。

拿破仑·希尔手下一位善于利用时间的经理则将部门的日程安排写在白板上，这样有利于随时根据事情发展变化进行调整，改变事情的优先顺序，而且也让部属明白他如何看待一项企划方案的重要性。

（七）制作长期计划表

能妥善利用时间的成功人士都会制定一份长期计划表。

在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员说：“在你看来，最重要的销售策略是什么?”他回答道：“我的每月日程表。”——他必须事先知道下一个月份即将拜访哪些客户，并为此而预先做准备。

另外，还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用周计划或月计划或年计划制定日计划。

黛博拉·沙蓝是《薪水阶级》月刊的主编，她以归档方式规划每年、每月时间安排。每月的前两周固定是写评论时间；在第三、四周则计划为其他活动时间，例如演讲；下旬是她回复谢函的时间，或者做公关联络并计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写本书、几个月开个研讨会，其余的两个月安排来尝试新奇的事物。

沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的大量作品，并且在同行中获得了众多的拥护者和支持者。

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